Pagare le licenze di Microsoft 365 e far sì che i dipendenti utilizzino effettivamente gli strumenti sono due problemi distinti.

Gli strumenti erano disponibili, le licenze erano attive e l'investimento era già stato fatto. Ma i dipendenti mantenevano le proprie abitudini consolidate, perché nessuno aveva mostrato loro come i nuovi strumenti potessero migliorare concretamente il loro lavoro quotidiano in modi percepibili da subito.

Un webinar di un'ora su come usare Teams serve a poco per un pubblico che ha già dimostrato di ignorare le iniziative digitali interne. Era necessario un formato diverso.

‍

‍

Il Problema: licenze pagate, strumenti disponibili e un pubblico operativo che aveva sempre ignorato le iniziative

L'azienda, un'impresa italiana nel settore automotive con 180 filiali e 90 punti di assistenza su tutto il territorio nazionale, si trovava di fronte a uno scenario comune a molte organizzazioni che hanno adottato Microsoft 365 a livello aziendale. Le licenze c'erano, gli strumenti erano attivi, ma l'utilizzo effettivo era basso. Outlook veniva usato in modo basilare, Teams era ampiamente ignorato e OneDrive non era entrato a far parte delle abitudini di nessuno.

Il problema era aggravato dal profilo del pubblico.

Il personale era distribuito su centinaia di sedi, lavorava prevalentemente sul campo e aveva storicamente mostrato scarso coinvolgimento nelle iniziative di comunicazione e formazione interna. I formati già tentati in precedenza, inclusi webinar, tutorial lunghi e allegati email istruttivi, erano incompatibili con il ritmo di una giornata lavorativa trascorsa in un punto di assistenza o in viaggio tra una filiale e l'altra.

Gli stessi problemi si ripresentavano a ogni tentativo:

• Metodi tradizionali già provati e falliti: sessioni di formazione standard e webinar producevano una partecipazione formale ma un impatto concreto vicino allo zero. Le persone si presentavano, o si collegavano alla chiamata, per poi tornare esattamente alle stesse abitudini di prima.
  ‍
• Pubblico operativo, non d'ufficio: la formazione doveva adattarsi a persone che non hanno uno slot libero in agenda ogni giorno e che si spostano regolarmente tra le sedi. Un formato che richiedesse una sessione seduta era strutturalmente incompatibile con il modo in cui questi dipendenti lavoravano davvero.
  ‍
• Investimento già fatto senza ritorno: le licenze Microsoft 365 erano un costo fisso già sostenuto. Ogni mese che passava senza un'adozione significativa era un mese di valore lasciato sul tavolo, senza un modo chiaro per recuperarlo con gli approcci già disponibili.

Ciò che rendeva questo caso più difficile di una normale sfida di adozione digitale era la storia precedente. Non si trattava di un pubblico che non era mai stato esposto a strumenti digitali. Era un pubblico che aveva già incontrato iniziative di formazione interna e aveva scelto, con costanza, di non impegnarsi. Invertire quel pattern richiedeva un formato che risultasse significativamente diverso da tutto ciò che era venuto prima.

La nostra soluzione: iniziare con Outlook, creare l'abitudine, per poi passare a Teams e OneDrive

Abbiamo lavorato su due principi: formato e sequenza.

Per quanto riguarda il formato, il programma è stato strutturato come brevi lezioni di pochi minuti ciascuna, ognuna focalizzata su un'azione concreta e immediatamente applicabile.

Anziché una panoramica delle funzionalità di Outlook, ogni lezione copre un singolo passaggio: gestire le cartelle, impostare regole automatiche, condividere la disponibilità del calendario. Una persona che segue una lezione sa esattamente cosa sarà in grado di fare al termine, e la risposta è qualcosa di utile per il proprio lavoro quel giorno stesso.

Ogni micro-passaggio offre un valore pratico immediato ed è progettato per essere completato durante una pausa naturale della giornata lavorativa, senza la necessità di prenotare un blocco di tempo sul calendario in anticipo.

Per quanto riguarda la sequenza, iniziare con Outlook segue una logica chiara. È lo strumento più familiare, quello che genera meno resistenza e quello su cui è più facile costruire un primo successo. Una lezione che insegna una cosa che non sapevano di poter fare con uno strumento che aprono già ogni mattina crea un piccolo successo immediato. Quel successo costruisce familiarità con la piattaforma e rende più facile seguire la lezione successiva.

Una volta stabilita l'abitudine all'uso della piattaforma, il programma passa a Teams e infine a OneDrive con il suo modello di collaborazione distribuita. Ogni fase consolida il coinvolgimento prima di introdurre il livello successivo di complessità.

L'erogazione avviene tramite Teams, con notifiche personalizzate che indirizzano alla lezione successiva specifica di ogni utente anziché un messaggio generico sui corsi in sospeso. Nessuna nuova app, nessun portale separato: la formazione arriva dove i dipendenti ricevono già le comunicazioni interne.

L'integrazione con il nostro portale di intranet.ai, già in uso come digital workplace, ha ulteriormente abbassato la barriera all'adozione mantenendo la formazione all'interno di un ecosistema familiare.

‍

Risultati: coinvolgimento immediato da un pubblico che aveva sempre ignorato le iniziative digitali

Il programma è ancora nella sua fase iniziale, con la prima fase su Outlook in corso. Il risultato disponibile oggi è qualitativo, ed è proprio il risultato più difficile da ottenere con questo pubblico.

‍Il coinvolgimento è arrivato già nella prima settimana, da una popolazione che aveva sempre ignorato ogni precedente iniziativa digitale interna. Le persone hanno aperto le lezioni, le hanno seguite e sono tornate. Non era mai accaduto prima. Il formato a lezioni brevi, erogato all'interno di Teams, ha funzionato dove i metodi precedenti avevano fallito.

Il meccanismo non ha cambiato la motivazione delle persone. Ha abbassato la barriera all'azione abbastanza da rendere facile il passo successivo.

Quando il passo successivo dura due minuti, arriva come un link diretto in Teams, e insegna qualcosa immediatamente applicabile allo strumento già aperto sullo schermo, il calcolo cambia. Seguire la lezione è più facile che ignorarla. Per un pubblico che in precedenza aveva trovato ogni motivo per non coinvolgersi, eliminare l'attrito è stato sufficiente.

Questo cambiamento, da pubblico che ignora a pubblico che partecipa, è il risultato più difficile da produrre e quello con il maggiore valore a lungo termine. Le metriche quantitative su tassi di completamento, tempo dedicato e performance nei quiz seguiranno una volta chiuso il primo modulo. Le fondamenta su cui verranno costruite sono già in atto.

Quali sono i prossimi passi?

Una volta completato il primo modulo Outlook, il programma continuerà con Teams e poi con OneDrive.

Il contenuto e la frequenza delle notifiche per ciascuna fase successiva saranno calibrati utilizzando le metriche di completamento e il feedback raccolto durante il rollout di Outlook, in modo che ogni fase tragga beneficio da ciò che è stato appreso in quella precedente.

L'obiettivo è una forza lavoro che utilizzi realmente gli strumenti di Microsoft 365 già disponibili, estraendo il valore di un investimento già effettuato.

‍

📌 Il formato a lezioni brevi, erogato all'interno di Teams, funziona dove i metodi precedenti avevano fallito.

‍

Hai ancora della formazione in sospeso? Prenota una demo e scopri come Microlearning365 trasforma i tuoi documenti interni in corsi professionali in pochi minuti.